บทที่ 11
ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ
ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ (Enterprise Resource Planning : ERP) เป็นระบบสารสนเทศที่บูรณาการงานหลักต่างๆ ขององค์การ เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล ฯลฯ เข้าด้วยกันโดยเชื่อมโยงกันแบบเรียลไทม์ (Real Time) เพื่อตอบสนองความต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศโดยภาพรวมและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
วิวัฒนาการของระบบ ERP
ประมาณช่วงต้นทศวรรษที่ 1960 วงการอุตสาหกรรมได้นำระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ หรือ MRP (Material Requirements Planning) มาช่วยสนับสนุนการดำเนินงานเกี่ยวกับการหารายการและจำนวนวัสดุที่ต้องการตามแผนการผลิตที่วางไว้ และนำมาช่วยด้านบริหารการผลิต ซึ่งระบบ MRP ได้รับการยอมรับว่าสามารช่วยลดระดับวัสดุคงคลังลงได้ ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก และช่วยให้การวางแผนและการสั่งซื้อวัตถุดิบให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ต่อมาในช่วงทศวรรษที่ 1980 ระบบการผลิตมีความซับซ้อนมากขึ้นจึงมีการขยายขอบเขตระบบ MRP จากเดิมโดยรวมเอาการวางแผนและการบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ เข้ามาในระบบด้วยและเรียกว่าระบบ MRP II (Manufacturing Resource Planning) อย่างไรก็ตามระบบ MRP II สนับสนุนการดำเนินงานในส่วนของการผลิต ยังไม่สามารถสนับสนุนการทำงานทั้งหมดในองค์การได้ จึงมีการขยายระบบให้ครอบคลุมงานหลักทุกอย่างในองค์การจึงเป็นที่มาของระบบ ERP
กระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนโดยระบบ ERP
กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ทั้งหมดในองค์การไม่ว่าจะเป็นกระบวนการผลิตสินค้า กระบวนการฝ่ายการเงินและการบัญชี กระบวนการขายและการตลาด กระบวนการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และอื่น เพื่อให้กระบวนการทำงานต่างๆ นั้นเป็นไปอย่างอัตโนมัติ รวดเร็ว ไม่ซ้ำซ้อน และสามารถลดต้นทุนทั้งระบบได้ ข้อมูลจากกระบวนการหรือส่วนต่างๆ ขององค์การจะถูกจัดเก็บไว้ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางซึ่งระบบงานอื่นๆ สามารถใช้งานข้อมูลร่วมกันได้ และยังช่วยให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินงานที่ทันสมัย เพื่อใช้ในการบริหารและกำหนดกลยุทธ์ได้อย่างถูกต้องเหมาะสม และรวดเร็วทันเหตุการณ์
ประโยชน์และความท้าทายของระบบ ERP
- กระบวนการบริหาร ช่วยให้กระบวนการธุรกิจเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ยังสามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้กับผู้บริหารได้อย่างเที่ยงตรงและเป็นปัจุบัน ช่วยให้ผู้บริหารรับทราบข้อมูลทาการเงินซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบให้เป็นหนึ่งเดียวกันโดยการใช้ระบบเดียวกัน ทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงานและตรวจสอบสถานการณืดำเนินงานโดยรวมขององค์การ และสามารถตัดสินใจด้านการบริหารได้อย่างทันท่วงที่และมีประสิทธิภาพมาขึ้น
- เทคโนโลยีพื้นฐาน ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การ
- กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว การบูรณาการงานหลักต่างๆ ขององค์การเข้าด้วยกันช่วยให้ประสานการทำงานได้ทั่วทั้งองค์การทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
ความท้าท้าย
การนำเอาระบบ ERP การติดตั้งและใช้งาน (Implementation) เพื่อเป็นระบบสารสนเทศหลักขององค์การเป็นเรื่องที่ยาก ต้องใช้เวลาและเงินลงทุนสูงมาก บางครั้งองค์การอาจต้องปรับซอฟแวร์ ERP (Customization) เพื่อให้เข้ากับรูปแบบการทำงานขององค์การ รวมถึงต้องใช้ความพยายามในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ
1. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ
2. การบริหารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ละค่าใช้จ่ายในตอนเริ่มต้นที่สูง
3. ความไม่ยืดหยุ่นในการปรับซอฟแวร์
ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การ
1. การศึกษาและวางแนวคิด พิจารณาว่า
- การศึกษาถึงสภาพปัจจุบันขององคืการว่ามีความจำเป็นต้องนำ ERP มาใช้หรือไม่ อย่างไร
- การศึกษาและทำความเข้าใจถึงรูปแบบทางธุรกิจ (Business Scenario)
- ปัญหาขององคืการและสภาพแวดล้อมภายนอกที่มีอยู่ในปัจจุบันและจากสภาพปัจจุบัน
- พิจารณาถึงในอนาคตว่าต้องการให้องค์การมีสภาพเป็นอย่างไร
- สร้างจิตสำนึกในความต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงนี้ให้บุคลากรทุกระดับ
- ตั้งกลุ่มผู้รับผิดชอบ
- ขออนุมัติจากผุ้บริหารเพื่อให้นำ ERP มาใช้ เมื่อผู้บริหารอนุมัติก็จะเริ่มต้นวางแผนต่อไป
2. การวางแผนนำระบบมาใช้
- เริ่มดำเนินการหลังจากผู้บริหารอนุมัติ
- ตั้งคณะกรรมการขึ้นมา 1 ชุด
3. การพัฒนาระบบ
- จัดทำแผนโครงการพันาโดยละเอียด
- กำหนดงานที่จะต้องทำพร้อมทั้งระบุเวลาและเป้าหมาย
- สำรวจระบบงานปัจจุบันว่าจะต้องปรับปรุง ลดขั้นตอน หรือเปลี่ยนแปลงอย่างไร
- สรุปความต้องการจากส่วนงานต่างๆ ขององค์การว่ามความต้องการซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถอะไรบ้าง
- ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ ERP จากหลายแหล่ง
- หากคณะทำงานคิดว่าไม่มีความรู้ความสามารถเพียงพอก็อาจจ้างที่ปรึกษามาช่วย
4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ
- ฝึกอบรมและไห้การสนับสนุนบุคลากรในการใช้ระบบ
- ส่งเสริมให้บุคลากรมีความชำนาญในการใช้ระบบ
- ขยายขีดความสามารถและเพิ่มประสิทธิภาพของระบบเมื่อความต้องการเปลี่ยนไปตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
โครงสร้างของซอฟแวร์ ERP
1. ซอฟต์แวร์โมดูล (Business Application Software Module) ได้แก่โมดูลที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์การ ซึ่งแต่ละโมดูลนอกจากจะทำงานเฉพาะในแต่ละโมดูลนั้นๆ แล้วยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้
2. ฐานข้อมูลรวม (Integrated Database) ซอฟต์แวร์โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึง (Access) ฐานข้อมูลรวมได้โดยตรงและสามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลรวมนี้ร่วมกันได้
3. ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility) เป็นส่วนสนับสนุนการบริหารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสำเนา การลงทะเบียน และกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน
4. ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน (Development and Customization) เป็นส่วนสนับสนุนการพัฒนาหรือการปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์การ
Phase 6 การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance)
เป็นขั้นตอนการดูและระบบเพื่อให้ระบบมีประสิทธิภาพในการทำงานโดยบุคลากรทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศมีหน้าที่ในส่วนนี้
การบำรุงรักษาระบบแบ่งได้ 4 ประเภท
- Corrective Maintenance เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของระบบ
- Adaptive Maintenance เพื่อให้ระบบสามารถรองรับความต้องการที่เพิ่มขึ้น
- Perfective Maintenance เพื่อบำรุงรักษาระบบให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- Preventive Maintenance เพื่อบำรุงรักษาระบบป้องกันข้อผิดพลาดที่จะเกิด
วิธีการพัฒนาระบบสารสนเทศ
1) การพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม (Traditional SDLC Methodology) เป็นการพัฒนาระบบสารสนเทศตามวงจรการพัฒนาระบบที่มีขั้นตอนที่แน่นอน วิธีนี้เป็นวิธีเก่าแก่ที่สุดและนิยมเรียกย่อๆ ว่า SDLC
2) การสร้างต้นแบบ (Prototyping) เป็นการสร้างระบบต้นแบบขึ้นมาเพื่อให้ผู้ใช้ทดลองใช้งานซึ่งนอกจากผู้ใช้จะได้แนวคิดเกี่ยวกับสารสนเทศที่ต้องการแล้วยังช่วยให้มองเห็นภาพของระบบที่จะพัฒนาได้ชัดเจนขึ้น
การพัฒนาระบบโดยใช้ตนแบบแบงออกเป็น 4 ขั้นตอน
ขั้นที่ 1 : ระบุความต้องการเบื้องต้นของผู้ใช้
ขั้นที่ 2 : พัฒนาต้นแบบเริ่มแรก
ขั้นที่ 3 : นำต้นแบบมาใช้
ขั้นที่ 4 : ปรับปรุงแก้ไขต้นแบบ
3) การพัฒนาระบบโดยผู้ใช้ (End-user Development)
4) การใช้บริการจากแหล่งภายนอก (Outsourcing) เนื่องจากองค์การไม่มีบุคลากรที่มีทักษะความชำนาญ การจ้างหน่วยงานหรือบริษัทภายนอกที่มีความชำนาญด้านนี้มาทำการพัฒนาระบบให้ ซึ่งการทำสัญญาจ้างให้หน่วยงานภายนอกมาทำงานเกี่ยวกับการดำเนินงานของฝ่ายคอมพิวเตอร์นี้เรียกว่า IT Outsourcing ในที่นี้จะเรียกสั้นๆ ว่า Outsourcing
5) การใช้ซอฟแวร์สำเร็จรูปประยุกต์ (Application Software Package) เป็นทางเลือกหนึ่งในการพัฒนา เช่น ระบบงานเงินเดือน ระบบบัญชีลูกหนี้ หรือระบบควบคุมสินค้าคลคลัง หากซอฟต์แวร์สำเร็จรูปสามารถสนองต่อความต้องการระบบงานขององค์การได้ องค์การก้ไม่จำเป็นต้องพัฒนาขึ้นเอง เนื่องจากโปรแกรมสำเร็จรูปได้รับการออกแบบและผ่านการทดสอบแล้ว จึงช่วยลดค่าใช่จ่ายและเวลาในการพัฒนาระบบใหม่และยังช่วยให้การทดสอบ การติดตั้ง และการบำรุงรักษาระบบเป็นไปได้ง่ายขึ้น
การพัฒนาระบบแบบออบเจ็กต์ (Object-Oriented Methodology)
ประกอบด้วยกลุ่มของวัตถุ (Class of Objects) ซึ่งทำงานร่วมกัน มีการจัดกลุ่มของข้อมูลและพฤติกรรมหรือฟังก์ชันที่กระทำกับข้อมูลนั้นเป็นกลุ่มๆ ในรูปของออบเจ็กต์ เนื่องจากออบเจ็กต์มีคุณสมบัติในการนำกลับมาใช้ใหม่ได้ (Reusability) การพัฒนาโปรแกรมแบบออบเจ็กต์จึงใช้เวลาในการพัฒนาน้อยกว่าวิธีอื่น
การพัฒนาระบบงานประยุกต์แบบรวดเร็ว (Rapid Application Development) เป็นขั้นตอนในการพัฒนาระบบที่ใช้ระยะเวลาในการพัฒนารวดเร็วกว่าและคุณภาพดีกว่าวิธีพัฒนาระบบงานแบบดั้งเดิม โดยมีการนำเครื่องมือซอฟต์แวร์มาช่วยในการพัฒนาระบบซึ่งมีขั้นตอนในการพัฒนาระบบอยู่ 4 ขั้นตอนคือ
1) การกำหนดความต้องการ
2) การออกแบบโดยผู้ใช้
3) การสร้างระบบ
4) การเปลี่ยนระบบหรือใช้ระบบ
ปัจจัยที่มีผลต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จ
1) การสนับสนุนจากฝ่ายบริหาร
2) การกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
3) ความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ของทีมพัฒนาระบบ
4) การเลือกใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่เหมาะสม
5) การบริหารโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น